Kapan waktu terbaik membuat kalender perusahaan? Idealnya, proses pembuatan kalender sudah mulai direncanakan beberapa bulan sebelum akhir tahun. Hal ini penting karena kalender perusahaan tidak hanya membutuhkan desain yang menarik, tetapi juga proses konsep, pengumpulan materi, revisi, proofing, cetak, hingga distribusi kepada klien atau partner bisnis.
Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan jadwal hari libur nasional dan cuti bersama. Biasanya, Surat Keputusan Bersama atau SKB 3 Menteri terkait hari libur nasional dan cuti bersama baru dirilis sekitar September. Karena itu, perencanaan kalender perusahaan sebaiknya dimulai lebih awal, sambil tetap menyiapkan ruang penyesuaian setelah daftar libur resmi diumumkan.
Kami sering melihat bahwa kalender yang dikerjakan terlalu mepet cenderung punya risiko lebih besar. Mulai dari konsep yang kurang matang, aset visual belum siap, waktu revisi terbatas, hingga hasil cetak yang tidak maksimal. Padahal, kalender perusahaan biasanya digunakan sebagai media branding tahunan dan sering dibagikan sebagai corporate gift.
Karena itu, menentukan waktu pengerjaan sejak awal akan membantu perusahaan mendapatkan hasil kalender yang lebih rapi, profesional, dan siap digunakan tepat waktu.
Membuat Kalender Perusahaan Mulai dari 3 Bulan Sebelumnya
Waktu ideal untuk mulai membuat kalender perusahaan adalah sekitar 3 bulan sebelum akhir tahun, atau sekitar bulan September sampai Oktober. Pada periode ini, perusahaan masih punya cukup waktu untuk menentukan konsep, memilih format kalender, menyiapkan materi visual, dan menyusun kebutuhan desain.
Tahap awal biasanya mencakup:
- Menentukan tujuan kalender
- Memilih format kalender meja atau dinding
- Menyusun tema besar
- Menyiapkan logo dan brand guideline
- Mengumpulkan foto atau ilustrasi
- Menentukan jumlah halaman dan ukuran
Dengan memulai lebih awal, proses desain tidak perlu terburu-buru. Perusahaan juga memiliki ruang lebih luas untuk mengevaluasi apakah konsep kalender sudah sesuai dengan identitas brand.
Hindari Mengerjakan Terlalu Mepet
Banyak perusahaan baru mulai membuat kalender ketika sudah memasuki akhir tahun. Sebenarnya hal ini masih bisa dilakukan, tetapi risikonya lebih besar. Semakin dekat dengan akhir tahun, biasanya jadwal vendor desain dan percetakan juga semakin padat.
Jika waktu terlalu mepet, beberapa kendala yang mungkin muncul antara lain:
- Revisi desain terbatas
- Pilihan material lebih sedikit
- Proses cetak terburu-buru
- Distribusi ke klien terlambat
- Kualitas hasil akhir kurang optimal
Kalender perusahaan sebaiknya tidak dibuat hanya untuk mengejar deadline. Karena kalender akan digunakan selama satu tahun penuh, kualitas desain dan produksi tetap perlu diperhatikan.
Perhitungkan Waktu Revisi
Dalam proses desain kalender, revisi adalah bagian yang wajar. Perusahaan mungkin perlu menyesuaikan warna, layout, foto, copywriting, tanggal penting, atau detail brand lainnya.
Karena itu, waktu revisi perlu diperhitungkan sejak awal. Jangan hanya menghitung waktu desain utama, tetapi juga waktu untuk review internal dari tim marketing, manajemen, atau pihak terkait lainnya.
Idealnya, perusahaan menyiapkan waktu sekitar 1–2 minggu untuk proses revisi dan finalisasi desain. Dengan begitu, setiap detail bisa dicek lebih teliti sebelum masuk ke tahap cetak.
Siapkan Materi Lebih Awal
Agar proses pembuatan kalender berjalan lancar, materi desain sebaiknya disiapkan sebelum brief diberikan kepada desainer. Materi yang belum lengkap sering menjadi penyebab proses desain tertunda.
Beberapa materi yang perlu disiapkan antara lain:
- Logo resolusi tinggi
- Brand guideline
- Foto produk atau proyek
- Visual campaign
- Informasi kontak
- Website atau QR code
- Tanggal penting perusahaan
- Ucapan atau pesan brand
Semakin lengkap materi yang diberikan, semakin cepat desainer dapat membuat konsep visual yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Baca juga: Cara Menyiapkan Brief Kalender Corporate agar Desain Lebih Tepat
Pertimbangkan Proses Cetak dan Distribusi
Setelah desain selesai, kalender masih perlu melalui proses cetak, finishing, packing, dan distribusi. Tahap ini juga membutuhkan waktu, terutama jika kalender dibuat dalam jumlah banyak atau menggunakan finishing khusus.
Untuk kalender corporate gift, perusahaan juga perlu menghitung waktu pengiriman ke klien, partner bisnis, atau cabang perusahaan. Kalender yang dikirim terlalu terlambat bisa kehilangan momen, terutama jika baru sampai setelah awal tahun berjalan.
View this post on Instagram
FAQ
Kapan sebaiknya mulai membuat kalender perusahaan?
Sebaiknya mulai sekitar bulan September atau Oktober agar proses desain, revisi, cetak, dan distribusi tidak terburu-buru.
Apakah kalender masih bisa dibuat mendekati akhir tahun?
Bisa, tetapi waktu revisi, pilihan material, dan jadwal produksi biasanya lebih terbatas.
Kenapa kalender perusahaan perlu disiapkan lebih awal?
Karena kalender membutuhkan proses konsep, desain, review, cetak, finishing, dan distribusi kepada penerima.
